di Lorenzo Bacciardi, LL.M. e Chiara Marracino, Aree Diritto Societario Transnazionale e Global Mobility
Abbiamo recentemente negoziato ed esitato una procedura conciliativa internazionale a distanza, tra una società comunitaria nostra cliente e un suo ex dipendente italiano, interamente sulla piattaforma Zoom alla presenza in webcam delle parti, dei rispettivi legali e del conciliatore incaricato, con sottoscrizione finale dell’accordo transattivo in modalità telematica.
Il conciliatore ha dapprima provveduto ad identificare le parti intervenute in videoconferenza, quindi ha verificato e validato il contenuto dell’accordo transattivo. Successivamente, ciascuna parte ha stampato e sottoscritto l’accordo transattivo validato e lo ha inviato via e-mail all’altra parte e al conciliatore per completare le sottoscrizioni. Il conciliatore ha stampato il contratto firmato dalle parti, lo ha a sua volta firmato, lo ha scansionato in .pdf e lo ha re-inviato via e-mail alle parti e ai loro difensori.
La procedura conciliativa da remoto è stata determinante per addivenire alla sottoscrizione dell’accordo transattivo, fornendo alle parti la possibilità di partecipare alla procedura, pur trovandosi fisicamente in Stati diversi a causa delle misure restrittive adottate dai rispettivi Governi nazionali a seguito dell’emergenza pandemica Covid-19.
Questa esperienza ci ha ulteriormente confermato che l’utilizzo degli strumenti informatici costituisce l’evoluzione necessitata anche per la prestazione dei servizi legali, soprattutto nei rapporti internazionali. L’utilizzo della tecnologia e degli strumenti informatici non resterà limitato all’attuale situazione emergenziale, ma permarrà come modalità tecnologicamente evolutiva, acquisita e irreversibile, nella prestazione dei servizi all’impresa e soprattutto dei servizi relativi al commercio internazionale.
Noi di BACCIARDI and PARTNERS, al momento dell’ingresso nell’emergenza pandemica da Covid-19, eravamo già dotati di sistemi informatici avanzati, in ragione del fatto che da oltre trent’anni lavoriamo a livello internazionale. In seguito all’emergenza pandemica, abbiamo ulteriormente potenziato e mirato gli strumenti hardware e software, acquisendo piena capacità di supportare, oltreché ogni forma di lavoro a distanza e in smart working per i nostri 26 componenti dello Studio, ogni procedura e protocollo per sviluppare negoziazioni a distanza attraverso piattaforme digitali e stanze virtuali, per mezzo delle quali stiamo sempre più negoziando e concludendo accordi fra i nostri clienti e le loro controparti.
Ma soprattutto abbiamo avviato una totale virtualizzazione dello Studio e dal 1° gennaio 2021 implementeremo il nuovo sistema gestionale Elibra, che rappresenta oggi il più evoluto ed avanzato gestionale per studi legali che il mercato italiano offre. Questo ci permetterà di automatizzare ed efficientare i nostri processi interni e muovere verso soluzioni innovative, green e sostenibili, totalmente paperless.